电子会计档案政策解读
POLICY INTERPRETATION
政策原文
九部委联合发布 财会[2023]7号
电子会计凭证可仅以电子形式保存形成电子会计档案。
电子会计凭证原文件需妥善独立保管，无需打印。
电子会计凭证、电子会计档案具备法律效力，无需打印。
必须建立电子会计凭证与关联的其他纸质会计凭证的检索关系。
电子会计档案系统解决方案与流程
SOLUTION AND PROCESS
会计资料采集
会计档案整理
支持本地上传、扫描、接口传输等方式收集全档案数据(记账凭证、原始凭证：如报销单据、电子发票、电子票据及影像文件、账簿资料、报表资料等)，通过和业务系统对接，实现档案相关数据之间的自动关联，让企业档案数据100%归档。
对收集到的会计资料进行数据处理，分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档，通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。
会计档案利用
会计档案鉴定
会计档案销毁
档案检索及借阅：针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。
档案系统中的鉴定类型一般分为四种：开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。
当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理，最大限度的保证用户档案信息资源的安全。
电子会计档案方案核心应用价值
CORE APPLICATION VALUE
减少纸质打印，降低耗材及存储成本
减少手动机械化工作，释放人力
满足档案长期保管及防篡改要求
满足合规风控要求，规避风险
开灵电子会计档案核心能力
CORE COMPETENCIES
数电发票原件匹配
电子会计档案系统与电子税局打通，每天同步企业所有的发票数据与数电发票XML原件至档案系统，同时每天从账务系统获取凭证信息与发票号码，根据发票号码匹配电子发票原件，自动留存XML原件，形成无纸化凭证归档。
满足财政部、税务局对电子发票的“电子发票必须保留原件”管理规定。数电发票原件无需任何员工干预自动归档。
方案优势
税务档案归档
方案优势
电子会计档案系统与电子税局打通，同步36个省局企业涉及税务的档案电子件，并与对应凭证自动完成组装匹配，完成电子化归档，形成完整的电子税务档案。
无需扫描或手工上传即可获取全量纳税申报报信息与原件。
批量完成税务档案的快速组装。
回单匹配
方案优势
系统自动从网银中批量下载银行回单，保存至电子会计档案平台，并形成结构化信息，根据回单中的银行名称+银行流水单号与财务系统中银行流水号的自动匹配到相应的业务单号与凭证号，档案系统自动完成线上组装，实现银行回单自动化归档。
无需逐分下载银行回单；
无需打印银行回单自动完成电子回单匹配工作，减少大量匹配工作。
档案核心能力-数据获取
接口获取/板式生成
按照客户现状配置，数据来源系统数据层级结构，元数据属性定义，数据之间的关联关系从接口获取数据，按照业务需求，灵活、自主配置所需版式文件。
纸质/其他会计资料这些无系统支持的原始凭证文件可通过影像扫描/抓取自动OCR完成文件分类与归档
扫描/定时抓取挂接
以最小的空间保存精度最高的图片
档案核心能力-扫描影像压缩
档案核心能力-扫描影像处理
图像增强
系统根据目标图像情况自动适应最佳增强方案
图像转正
档案核心能力- OCR应用场景
整体识别
文档类别筛选
按照标签提取信息
结构化输出
全文识别、表格识别、一维码二维码识别、人脸识别。
比如身份证上有人脸，可以通过这个特征定义身份证；有些文档含有条码，可以按照是否有条码来判断此类文档类型。
固定位置提取、表格单元格提取、正则表格式逻辑提取。
不同部门之间的纸质文档重新结构化，实现信息交换，技术语言JSON输出等。
根据档案来源和流程类型，自动进行收集，并自动进行完整性校验。校验异常的，可查看异常原因并选择补全附件或标记为正常状态预归档页面可与账务系统、审核流程嵌入集成达到事中合规性管理。
亮点
任意数据组完成对应组装即可通过星链图查阅；
适应一笔单据被多次引用快速关联查看场景。
档案核心能力-自动采集匹配、预归档
档案核心能力- 档案四性检测
文件收入系统后，会自动完成四性检测动作，未通过的可查看其异常原因，四性检测报告可以与财务稽核审核流程打通。
纸质档案移交的完整性
四性检测校验
电子档案数据总量 结构文件的完整性
电子档案数据总量与结构文件的完整性：电子档案数据总量完整性确认可通过接口传输文件总数与接收文件总数进行核验对比。考虑到网络波动或外围系统的稳定性问题，档案系统需有断点续传、人工快速补录功能，在接口设计时，外围系统在文件传送前，先通过接口传输今日或此次同步数据的总量数再开始传输文件，以确保双方数据在传输过程中是完整的，没有丢失情况。对归档的档案类型文件目录完整性进行校验。
电子档案元数据完整性确认可通过接收字段的防空机制确保数有没有丢失情况、文本类型校验以及核心数据的字符串长度来做相应元数据校验。
电子档案元数据的完整性
档案整理完毕后，为确保在档案移交过程中没有遗失，系统在移交前会生成移交清册，清册中会记录原始纸质凭证的数量，档案人员接收档案后可通过扫描清册上条码完成系统签收，清点张数（可通过扫描批量清点）确保档案接收的完整性。
文档与数据是否可读可用可访问。
可用性检测
安全性
是否进行数据加密，文件是否添加水印，是否有安全备份机制，是否有病毒入侵风险。
按国家对于电子会计档案的保管要求，单位从外部接收的电子会计凭证（如电子发票、电子海关专用缴款书、银行电子回单等）需进行原件校验，校验签章是否有效，数据是否篡改。内部产生的电子会计档案凭证如记账凭证是否有关联的原始凭证信息，业务链条是否正式真实有效，是否有手工修改情况。
外部数据真实性校验
档案核心能力-借阅管理
账号职能
权限托管
角色划分
按照职能划分，可在档案系统中为审计人员开通职能账号，限制菜单栏，目录数，以及关键字段屏蔽。
对每个账号设置可设置托管权限，满足审核人员或档案人员应休假不能进行借阅审批与出库审批。
按角色分配相应查看权限与操作权限。
档案核心能力- 全文检索技术
全文检索技术
测试结果
应用全文检索技术，无需知道检索关键字所在的字段，便可进行查询、通过权限控制，确保文档借阅的安全性，快速提供审计所需信息。
经过测试，十亿级别的数据中，筛选特定数据内容，同时一般不超过1000mS。